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驻外办事处工作总结

发布时间: 2021-09-13 16:41:25

篇一:驻外办事处管理办法

浙江XX科技有限公司

驻外办事处管理办法

一、总则

为规范公司商务工作,进一步完善内部管理,有效提升工作效率,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适于公司驻处办事处各职员。

三、分公司/办事处管理:

3.1设置原则:分公司或办事处的设置前提,一般确定为公司目前业务重心或今后一段时间内业务发展重要目标地。

3.2选址租房:根据公司目前实际,原则上不设专用门店并做全国统一的规范性设计,应选取交通便利,且方便业务开拓及售后服务的区域,如车站、市公安局或司法部门等附近的住宅小区单元房,以简装修为主,方便于日常办公和食宿共用,以年租形式合同签定。

3.3人员配置:一般由区域经理1人,业务员1-2人即可,售后人员在业务大区管理上原则上应配置1人,但根据实际情况也可简省,由公司本部临时派遣,以不影响客户产品能够在响应时间内及时得到维修为前提。

3.4驻外部门职责:

3.4.1负责当地市场招投标业务工作,并开拓新的业务渠道、开发客户资源。 3.4.2负责老客户的业务管理及维护,产品售前、售中和售后服务相关的各项事宜。 3.4.3负责企业和产品形象维护,在当地进一步扩大行业内的市场影响力或区域优势。 3.4.4根据合同规定,配合财务做好投标保证金、合同预付款和应付款等资金回笼、开立票据等事宜。

3.4.5负责日常考勤、工作纪律、差旅安排、办公资产管理等事务。

3.4.6负责分公司或办事处各项办公费用的成本管控,每月配合财务做好审查、核对等事宜。

3.4.7建立本区域内“客户档案表”,明确“客户名称、地址、联系人、联络电话、乘车路线、枪柜数量、弹柜数量、枪弹一体柜数量、验收日期、质保年限”;同时建立对应的“售后维修记录”,明确“客户名称、报修人、联络电话、报修日期、报修内容、接单维修人、维修日期、维修工时、更换配件、客户验收人”等内容,详见附表二“客户档案表”和附表三“售后维修记录表”。

3.4.8每月要分析问题,总结经验,拟订计划,布置任务,由分公司或办事处经理负责编写部门月度工作总结及下月计划,上报公司总经理审核、批示。 3.4.9每周内部召开工作例会,隶属公司的全职人员需上报个人周工作总结及下周计划,详见:附表一“周工作总结和计划”。

3.4.10遵守公司规定的各项管理制度要求,以及本部门内部各项管理规定。 3.4.11总经理交办或商务部下达的各项临时性任务。

3.5驻外主管岗位职责:

1) 负责驻外人员考勤、工作纪律等行政管理事宜,考勤记录次月初要上报人力部汇总。 2) 驻外办必要的各项费用成本管控,按公司规定时间及时报送财务审核。 3) 责任区域内的招/投标业务。

4) 驻外责任区域内项目需现场购标、投标、述标、谈判及合同代签等业务。

5) 接收并查验公司产品货运物流到达后的防护状况,核对数量并签收;需退换回公司的

产品及时安排货运,并通知公司查收或重新发货。

6) 在项目施工或安装完成后,要及时协调客户按合同验收产品或项目,并签字确认。 7) 负责协调和跟催客户按合同要求及时支付货款、开具票据等。 8) 负责区域内的新客户开发、老客户关系维护等公关事务。

9) 对项目施工、产品安装过程及结果的质量情况予以监督,对公司临时性外派人员的工

作纪律予以监查并汇报。

10) 主动征询客户使用情况,对客户提出的各种意见或建议要及时回复。

11) 协助技术人员对客户做好培训工作;协助售后服务人员及时解决客户投诉问题。 12) 打探业务讯息,收集分析各竞争对手资料和行业内产品、价格、技术等重要信息,

定期整理汇报,以便于领导决策、修订业务计划或拟订针对性策略。 13) 每周上报驻外办工作总结及下周计划,详见:附表一“周工作总结和计划”。 14) 公司商务部交办的其它需配合落实的临时性工作任务。 15) 总经理临时交办的特殊事宜。

四、附件:

4.1附表一“客户档案表”

4.2附表二“售后维修记录表”

附表一“客户档案表”

浙江XX科技有限公司

客户档案表

经理: 编制:

附表二“售后维修记录表”

浙江XX科技有限公司

售后维修记录表

主管/审核:维修员/记录:

篇二:驻外办事处管理办法

迈瑞科驻外办事处管理制度

第一章 工作职能与岗位职责

一、组织架构:

二、编制设置原则:

办事处:办事处主任、文员、销售代表

三、办事处工作职能

办事处是迈瑞可的驻外机构,是企业向市场延伸的重要窗口。办事处代表公司的利益履行如下职能:

1、 基本职能

、办事处根据公司的年度营销计划,承担公司下达的年度销售任务,并组织代理

商、经销商及直营团队的二次任务分配。

、办事处负责规范代理商、经销商与直营团队的营销行为,同时做好协调工作。

、办事处根据公司的有关规定,执行和负责各款项催收工作。

、办事处负责管理当地代理商、经销商和直营团队的信息报备,定期与公司反馈

报备的信息和跟踪进度。

、办事处根据公司的任务指标,可按要求报人员招聘计划,经审批后,由办事处

负责组织、招聘、培训所需要的业务人员及其他工作人员。

、办事处行使对公司在当地财产的保护管理权,确保公司的财产安全。

2、市场运营及维护

、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理;

、办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、宣传、企业形

象宣传,提升品牌和企业在当地的知名度,同时协助代理商和经销商做好公司

产品宣传活动。

、办事处代表公司负责与当地客户的联系协调、租赁业务、广告业务的往来。

、办事处负责对当地职能部门的联系、协调,处理好公司在当地的公共关系,确

保销售业务工作的顺利进行。

、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态,及代理商和

经销商的市场信息。

、办事处负责对代理商、经销商车辆服务人员组织服务培训。

、办事处负责开展针对特定订单的政策申请及资格审核。

、办事处负责对所辖区域爱居服务车的维护服务,处理客户和用户的投诉。

、办事处负责对代理商、经销商和直营团队反馈的维修信息审核、确认,并安排

服务人员及时维修。

、办事处负责对租赁方车辆使用情况不定期监督检查,保证每辆车每半年至少

一次,并做好相关记录。

、办事处负责对租赁车辆建立档案,做好相关维修记录,并具可追溯性。

、办事处负责对租赁合同、维修记录及各种规章流程等做好整理存档工作。

3、广告运营及维护

、办事处负责爱居服务车广告业务的开展及客户关系维护。

、办事处负责进行销售预测,制定销售计划,参与媒体发展的研究,完成并超越

公司设定的销售任务。

、办事处负责广告业务的市场分类、定位、选择。

、办事处广告代理公司的招标、定标、协议签订。

、办事处负责对广告代理公司刊登广告审核、制作及维护。

、办事处负责监督广告公司的广告运营,保证广告业务的有序拓展。

、办事处及时妥善处理客户需要解决的各种问题,树立良好的公司形象及信誉。

、办事处负责收集租赁方的广告反馈及相关信息收集。

四、办事处人事管理

1.办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理,使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命;一般员工的的调入、调出,应由办事处提出意见,经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见,经公司通过后决定。

4、办事处负责人、财务负责人实行任期制,一般为二至三年,工作需要可以连任。

5、办事处负责人、财务负责人,原则上实行轮换制,三年轮换一次,特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历,身体健康,年富力强,素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理;将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月,期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制,薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则,加强团结,努力提高全体人员的整体素质,充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作,不断提高员工的业务工作能力。

五、办事处岗位职责

(一)办事处经理的职责:

1.对本区域销售工作的管理

? 代表办事处,接受公司分配给该区域的全年销售任务,并确保如期完成。

? 办事处经理在接受公司分配的任务后,要认真分析研究市场,并对所负责区域进行合

理细分。

? 负责作出全年销售工作计划,并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销

代表分区域、定任务,以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案,作为工资核算依据。

? 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行,督促本区域营销代表的工作,

定期完成公司下达的各项工作指标,同时指导、帮助营销代表提高业务水平。

? 各办事处经理行使对该办事处的管理权,按有关规定统筹好办事处的营销代表的工作,

负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。 ? 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行,杜绝违反

公司规定及损害公司利益的违法行为发生,如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的,经理要承担直接管理责任和经济处罚。

? 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控,合理、公开、公平地开支各项费用。 ? 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护,保证公司财产不受损失。

? 每月根据办事处人员的工作表现,进行工作成绩和业务能力的考核,填写“月度评分

表”,配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。

? 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款,对各经销商的信用额度及回款情况做详细的

评估。

? 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议,并负责组织营销代表按时完成“本月工作

总结、下月工作计划”,以及所有公司要求反馈的各项报表。

2.与各部门的协调管理

? 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合,确保销售工作的顺利开展。 ? 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。

? 协助市场部,组织经销商,做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。

3.办事处经理的权限:

? 行使办事处的销售任务的计划分配权。

? 行使办事处人员的定岗分区,调动权。

? 行使办事处聘用人员的招聘权。

? 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。

? 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。

? 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。

? 行使促销方案的计划、审核权,品牌推广建设执行权。

? 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。

? 行使办事处财产的管理、控制保护权。

? 行使办事处所需货源的准时交货权。

(二)、区域经理的工作职责:

1.区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作,如期完成本区域分配的销售任务。

2.在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后,必须拟定一份全年工作计划,交办事处经理审核,并呈交营销中心作为工作考核依据。

3.必须按公司要求努力开拓目标市场,协调好各甲方单位的关系,管理好所负责区域的市场价格,并负责处理所辖地区的用户服务工作。

4.每月5号做出“当月工作总结及下月工作计划”,交办事处经理审核,并作为工作考核。

5.区域经理要严格执行公司的营销方案,对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。

6.对客户的来款汇票,必须当天传真回公司财务科,在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记,详细记录,如:投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。

7.根据当地市场特点,配合办事处经理把年度任务逐一做好分配。

8.对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。

9.做到招标导航网百分之八十的项目信息中标情况的了解和跟进。

10.密切与当地新闻媒介的关系,负责当地的动态新闻宣传工作。

(三)销售代表的职责

第二章 办事处日常事务管理

一、办事处地点设立条件

1.各办事处应在各省的省会城市或直辖市设立。

2.为树立乐华空调良好的公众形象,要求所有办事处的选址和装修必须符合下列条件: * 办事处应选在市区交通便利,有停车地点的地方;

* 办事处的门面装修必须符合公司的CI要求;

* 办事处人员生活区必须与办公地点分离,住宿地点设在分公司附近。

二、办事处文明办公规定

1.上下班纪律:

* 办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8:30—17:30),不迟到、不早退,不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。

* 各办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌;

* 在办公区域要精神饱满,积极工作,不打瞌睡,坐立要端正,不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。

* 不准在办公场所进行娱乐活动,做与工作无关的事。

* 办公场所要保持环境清洁,不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。

* 必须遵守岗位操作规程,履行岗位职能,未经分公司经理同意不能代岗,确保工作质量。

2.礼仪:

* 接待客人时,服务要周到(包括就座、茶水等),并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。

* 办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。

* 要按约定时间赴约,不迟到、不失约,如有特殊情况不能准时到约定地点,则要向对方事先声明并道歉。

3.电话用语规范

* 电话三声铃响要接听,礼貌用语要牢记。接电话:“喟!您好,爱奇XXX办事

处,??”;打电话:“喟!您好,我是爱奇实业XXX办事处的XXX,请问??”挂电话:“??好的,谢谢您!再见”等

* 语言要清晰,当遇到对方电话听不清楚时,要礼貌地向对方声明,确保通话质量。

4.信息传递制度:

* 办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会,传达公司精神,分析上月工作情况,下达本月工作并布置工作任务,各

员工不得缺席,违者按分公司/办事处有关规定扣罚。

篇三:2013年驻外办事处管理制度

驻外办事处管理制度

随着集团的高速发展,已陆续在北京、山东、陕西、新疆、湖北等地设立办事处,今后还将逐步扩大到东北、广东等地。作为公司营销系统中重要的一线市场业务平台,目前办事处的管理工作未能达到集团可持续快速发展的要求。为规范办事处管理,充分发挥其市场职能和内部管理职能,实现集团对办事处的有效管理和监督,特订立本制度。

一、办事处概述

1、设立的条件

★ 所处区域经济总量大,环保市场需求旺盛

应选择在特定的经济圈附近城市设立办事处,该办事处的业务辐射到整个经济圈,该经济圈具有长期的环保市场需求,起码保证在办事处设立之后的3~5年内该区域的环保市场需求保持较高的增长。

★ 具有可供整合的资源

主要考虑两方面,即相关的政府关系特别是环保高层方面关系的资源和合适的人力资源,合适的办事处负责人人选是非常重要的。

当以上两方面的条件都成熟时,可考虑设立集团驻外办事处。

2、办事处的业务

根据公司业务的特点,办事处主要从事烟气环境治理和水处理业务。至于有机废气治理、生物质能发电和节能服务等方面的业务,办事处获得相关业务信息后转到

集团,由集团相关业务部门继续跟进;集团每年将根据办事处所提供信息的数量和价值给予一定的奖励。

3、办事处的职能

★ 根据集团制订的年度营销方案,完成集团下达的销售任务,并将销售任务分解到办事处的相关业务人员。

★ 办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发、管理和联系协调,在项目营销和实施过程中负责协调当地的关系和资源,并与集团财务、商务、技术和工程等部门很好对接,确保项目顺利实施和工程款的回收。

★ 办事处负责对当地职能部门的联系、协调,处理好当地的公共关系,确保营销活动的顺利进行。

★ 负责收集、整理、反馈当地的市场信息及主要竞争对手的动态。

★ 对办事处的财产具有使用、保护和管理权,并负责办事处的财产安全。

4、办事处的硬件配置

集团将根据办事处的规模在当地购置或租赁合适的办公场所。 办事处的硬件配置由办事处主任根据当地情况和业务需要,提出配置方案,上报费用预算,经集团审批后方可购置。

当完成年度销售任务达到2000万元以上,并预期下一年度的销售任务完成指标增长将超过50%时,可配置业务用车。

二、日常管理

办事处日常管理遵循集团的和工作流程。针对办事处的特点,在人力资源和财务管理等方面作如下规定。

1、人力资源管理

★ 招聘

办事处可根据集团下达的任务指标,配合相关事业部和集团分管领导拟定办事处的组织结构、岗位编制和职责要求,制定招聘计划;

办事处主任由集团聘任;办事处的其他工作人员由办事处主任在编制范围内提名相关人选,报集团审批后聘用。

★ 薪酬和福利

参照集团的薪酬体系,根据当地的情况作适当调整。

★ 培训

集团主要组织知识类和技能类的培训。

知识类:公司介绍、企业文化、规章制度、环保专业知识、售后服务等。其中公司介绍、企业文化、规章制度方面的知识由集团人力资源部负责培训,环保专业知识、售后服务等方面的培训由相关事业部负责。

技能类:销售技巧、客户分析、沟通技巧、信息管理和个人成长等。技能类培训由集团人力资源部组织,可采用集中培训或其他合适的培训方法。

此外,集团还将组织素质类和心态类的培训。

2、财务管理

★ 日常费用

办事处主任根据该办事处的目标和具体情况,拟定每月的费用上限并报集团审批,集团将以单月的费用封顶数额确保办事处的日常经营费用。日常费用包括办公室租金、管理费、水电费、办公费用、电话费、工资、交通费及无法记入具体项目的差旅费和招待费。与具体项目相关的费用均记入项目费用。办事处于每月25日之前将所发生费用的票据寄到总裁办秘书处,由秘书负责办理报销手续,报销多少,拨付多少。每月费用可随着办事处销售任务的调整和具体情况的变化进行调整,原则上每年调整一次。

日常费用的审批和报销流程: 5000元以上

经办人办事处主任 财务总监 分管副总裁 总裁 ★ 项目费用或其他费用

办事处主任根据具体项目的实际情况提出费用预算和申请,经审批后单独借支,待项目进展到某一程度时进行决算。

其他费用:过节时可能要发生较多的礼品费或招待费,对于这种情况,办事处应单独提出申请,报批后执行;特殊事件也可能产生其他费用。

项目费用或其他费用的申请和审批流程:

经办人办事处主任

5000元以上 事业部总经理财务总监 分管副总裁

如项目中标,因该项目所产生的费用计入项目成本;如项目未能中标,则该项目费用的40%计入该办事处下一个中标项目的费用,累积计算。

项目运作过程中大于或等于5000元的费用均作为居间服务费用,居间服务费用的控制原则如下:

当项目净利润率≤15%,居间服务费用≤合同金额×3%; 当项目净利润率>15%时,居间服务费用≤合同金额×5%。 原则上按合同金额百分比支付的居间服务费用均应签订合同,通过公司转帐,并要求对方提供发票;如果未能提供发票,则在计算业务提成时未能提供发票部分的居间服务费按1.1倍计算。

对于出现居间服务费的项目,应事先报集团审批后再继续项目的跟进。

★ 办事处年度费用的考核

集团将对办事处的费用情况进行考核,包括日常费用和年度总费用的考核。拟定考核如下:

日常费用的考核

令A=/年度签定总额

×100

当A≤1.8,考核结果为优秀;

当1.8<A≤2.0,考核结果为良好。

对考核结果为优秀或良好、费用控制合理、厉行节约的办事处,集团将给予奖励。

办事处年度总费用的考核

办事处年度总费用的上限为:合同总金额×4.5%,对于一些经审批后参与投标的特殊项目不列入费用的考核范围。


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